조달청 행사대행용역 입찰 및 계약관리 지침

서비스계약과-6778호, 2019. 6. 24.

제1장    총 칙

제1조(목적) 이 지침은 기획재정부 계약예규「협상에 의한 계약체결기준」, 행정안전부 예규「지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준」제5장(협상에 의한 계약체결기준)에 따라 협상에 의한 계약방식으로 체결하는 행사대행 용역 계약에 대한 업무처리에 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 세부기준에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. ‘계약담당공무원’이란「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행규칙」제2조에 따라 중앙관서의 장으로부터 위임받은 공무원을 말한다.

2. ‘수요기관’이란「조달사업에 관한 법률」제2조제5호에서 정한 기관을 말한다.

3. ‘행사대행[(MICE: 회의(Meeting), 포상관광(Incentive Travel), 컨벤션(Convention), 전시 및 이벤트(Exhibition and Event)] 용역’이란 국제회의 및 전시 등의 행사를 기획·대행하는 용역을 말한다.

4. ‘제안요청서’란 계약담당공무원이 협상에 의한 계약으로 진행하는 입찰에 참가하고자 하는 자에게 제안서의 제출을 요청하기 위하여 교부하는 서류를 말한다.

5. ‘제안서’란 협상에 의한 계약으로 진행하는 입찰에 참가하고자 하는 자가 제안요청서 및 입찰공고에 따라 작성하여 계약담당공무원에게 제출하는 서류를 말한다.

제2장 조달요청서 접수 등

제3조(예산산출내역서 검토) ① 계약담당공무원은 원가산출내역서를 검토하여 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행규칙」 제8조 또는 행정안전부 예규 「지방자치단체 입찰 및 계약집행기준」 제2장 예정가격 작성요령에서 정한 행사용역의 일반관리비율 8%와 이윤율 10%의 적용여부를 확인하여야 한다.

② 수요기관은 행사대행용역 원가산정 시 일반관리비율과 이윤율을 위 기준보다 낮게 조정하지 않도록 한다.

③ 수요기관은 행사대행용역의 인건비 대가는 학술연구용역 인건비 기준단가를 적용하되, 용역참여율은 100%로 조정하며 근로기준법에서 규정하고 있는 상여금과 퇴직급여충당금의 합계액으로 한다. 다만 상여금은 기준단가의 연 400%를 초과하여 계상할 수 없다.(별표 1)

④ ‘현장인력인건비’는 행사기간 동안 행사현장에 투입되는 인원에 대한 비용으로서 경비에 반영한다. 이때 특수분야인력은 실비, 단순분야인력은 중소기업중앙회가 발표하는 제조부문 직종별 평균 조사노임 중 단순노무종사원 노임을 적용한다.

⑤ ‘현장인력’은 사회자, 통역원, 의전도우미, 전문장비기술자, 사진사, 현장안내요원, 경호인력 등 현장운영 및 운영지원을 위해 투입되는 전문인력을 포함하며, 인건비 대가는 기준단가에 투입기간을 고려하여 계산한다. 이때 투입기간은 행사 전·후 처리 시간을 포함하여 산정 할 수 있다.

제4조(제안요청서 검토) ① 행사대행용역은 계약금액이 계약당시 확정되는 총액확정계약이므로 수요기관은 제안요청서에 사후정산을 요구하거나, 사후정산을 하기 위하여 사후원가검토조건부계약을 요청할 수 없다.

② 다만 사후정산이 반드시 필요한 경비항목이 있을 경우(별표 2) 입찰공고 또는 제안요청서에 반드시 사후정산을 한다는 사실을 명시하고 입찰공고에 정산항목 및 절차를 명확하게 제시하여야 한다.

제5조(분리발주 금지) 수요기관은 사업특성상 불가피한 경우를 제외하고는 행사와 관련된 대관비, 식·음료비, 초청비, 홍보비 등을 분리하여 계약을 요청하지 않아야 한다.

제6조(실적제한 금지) 행사대행용역은 특수한 사정에 의한 불가피한 경우를 제외하고는 가급적 실적제한으로 입찰참가자격을 제한하지 않아야 한다.

제7조(사전규격 공개기간 및 처리) ① 계약담당공무원은 제안요청서, 과업지시서 등 계약상대자가 이행하여야 할 구체적인 과업의 내용을 기재한 서류를 5일 이상 사전에 전자조달시스템을 통해 공개하여야 하며, 긴급한 경우 최소 3일간 실시할 수 있다.

② 사전규격공개 결과 의견이 있을 때에는 이를 수요목적 범위내에서 적극 반영되도록 검토하여야 한다.

제3장 입찰공고 등

제8조(공고기간 준수) ① 계약담당공무원은 행사대행용역을 경쟁입찰할 경우 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」 제35조, 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」 제35조에서 정한 기간 이상을 공고 하여야 한다.

② 긴급공고의 경우에도 제안서 작성에 충분한 시간을 부여할 수 있도록 재공고 및 불가피한 경우를 제외하고는 20일 이상 공고 하도록 한다.

제9조(불필요한 서류요구 금지) 수요기관은 입찰신청서, 지방세·국세완납증명서, 법인인감증명, 법인등기부등본, 사업자등록증, 재무제표, 서약서, 확약서 및 각서 등 입찰과 직접 관련이 없는 서류의 제출을 요구하지 않아야 하며, 필요서류는 원칙적으로 전자적으로 접수받아야 한다.

제10조(지식재산권 보호)  수요기관은 입찰공고에 계약상대자와 지식재산권 공동소유 및 발주기관의 제출서류 반환 등 제안서 제출업체의 지식재산권을 보장하는 조항을 명시하여야 한다.

1. 입찰절차 종료 이후 낙찰자로 선정되지 않은 제안업체가 요청할 경우 제안서 및 제출서류 일체를 반환하여야 한다.

2. 수요기관이 낙찰업체의 제안내용에 대하여 독점적인 권리를 갖거나 용역범위를 벗어나 활용하고자 하는 경우에는 지식재산권 이전 또는 활용에 대한 대가를 지급하고, 관련 내용을 계약서로 작성하여 보관하여야 한다.

제4장 평가위원회 및 협상

제11조(평가기준) ① 수요기관은 제안요청서에 명시된 평가기준을 평가과정 중 변경하는 등 규정된 평가기준 공개원칙을 위반하지 않아야 한다.

② 수요기관은 특정업체에게 유리한 환경을 조성하거나 평가과정 중 수요기관의 의사결정권을 강화하기 위한 목적으로 모호한 평가기준을 공지하는 사례가 없도록 하여야 한다.

③ 정성평가의 평가기준은 「조달청 협상에 의한 계약 제안서평가 세부기준」을 준용할 수 있다.

제12조(협상단계 의무사항) ① 수요기관은 협상단계에서 입찰공고에서 제시하지 않은 사후정산을 추가하여 협상할 수 없다.

② 수요기관은 협상대상자의 협상과정에서 과업을 추가하거나 삭제할 경우 과업내용에 해당하는 비용을 계약금액에 반영하여야 한다.

③ 수요기관은 입찰참가업체 중 낙찰되지 않은 업체의 제안내용을 낙찰업체에게 무단으로 제공하여 제안업체의 영업기밀을 노출시키는 등의 행위를 하지 않아야 한다.

제5장 계약이행 및 관리

제13조(용역의 착수보고 및 승인) ① 수요기관은 계약체결 후 10일 이내에 계약상대자로부터 산출내역서, 사업수행예정표, 인력투입계획서 등이 포함된 착수계를 제출받아 계약서와 관련 법령에 따라 이를 검토하여 문제가 없으면 승인하여야 한다.

② 수요기관은 계약상대자가 제출한 착수계가 근로기준법, 최저임금법, 기타 관련법규를 위반하였거나 해당 용역 업무를 원만히 수행하기 어렵다고 명백히 판단되는 경우에는 착수계의 수정을 요구할 수 있으며 계약상대자는 착수계를 보완하여 제출하고 승인을 얻어야 한다.

제14조(투입인력 관리) ① 수요기관은 산출내역서 등에 명시된 인력 이외에 계약상대자와의 협의 없이 추가인력을 요청할 수 없으며, 계약상대자와의 사전협의 또는 명백한 사유 없이 투입인력 교체를 요구할 수 없다.

② 인력추가내용이 기술협상 과정에서 추가될 경우 추가인력에 소요되는 비용을 계산하여 계약금액을 조정한다.

③ 계약 체결 후 추가 투입인력에 대한 수요가 발생할 경우 계약내용 변경절차를 거쳐 수정계약을 체결하여야 한다.

제15조(파견인력 요청 금지)  수요기관은 계약상대자에게 관련법에서 허용하지 않는 인력파견을 요청할 수 없다.

제16조(변경계약 체결) ① 수요기관은 용역계약 체결 이후 최초 계약내용과 다른 과업의 추가, 삭제, 변경 및 조정 등을 요구하는 경우 계약금액을 조정하여 변경계약을 체결하여야 한다.

② 수요기관은 변경(수정)계약 체결 시 최초 계약에 반영되지 않았던 사후정산조건을 추가할 수 없다.

제17조(하도급 조건) ① 행사대행용역의 공정한 하도급 거래를 위하여 계약의 하도급 가능여부 및 승인조건 등을 입찰공고 또는 제안요청서에 명시할 수 있다.

② 계약상대자는 하도급을 하고자 경우 반드시 문서로 신청하여 승인을 받아야 한다.

제18조(불공정 계약관리 금지) ① 수요기관은 일부항목에 대하여 사후정산을 조건으로 계약을 체결한 경우에도, 계약상대자의 비용부담으로 원가계산기관 등에 사후원가검토용역을 의뢰할 수 없다.

② 수요기관은 사업완료 후 특별한 사유가 없는 한 최대 21일 안에 검사․검수를 하여야 한다. 계약조건에 없는 사후정산 또는 사후원가검토를 사유로 대금지급을 지연할 수 없다.

③ 수요기관은 계약서에 명시되지 않은 과업을 요청하고 계약상대자에게 과업집행비용을 지급하지 않는 사례가 발생하지 않도록 하여야 하며, 고유 업무인 행사피드백, 기관평가, 사후 자료정리 및 결과보고서 작성 등을 계약상대자에게 요구할 수 없다.

제6장 시행일 및 경과조치

제19조(시행일)  이 지침은 2019년 7월 1일부터 시행한다.

【별표 1】행사용역 인건비 책정기준(2019년 기준)

(단위: 원)

인력등급	행사용역 인력등급	2019년 기준단가	상여금 (400%)	퇴직급여 충당금	합계	일급
책임연구원	행사총괄책임자 부문총괄책임자	6,433,726	2,144,575	714,858	9,293,159	422,416
연 구 원	실무책임자 운영책임자	4,933,294	1,644,431	548,144	7,125,869	323,903
연구보조원	실무(운영)담당자	3,297,742	1,099,247	366,416	4,763,405	216,518
보 조 원	지원(보조)요원	2,473,390	824,463	274,821	3,572,674	162,394
주) 인건비 기준단가는 기획재정부, 행정안전부에서 발표한 최근년도 기준을 적용하며, 용역참여율 100% 일 경우의 금액으로 환산한 금액을 적용함

【별표 2】사후정산 가능여부

경비세항목	정산여부	사유
대관비, 행사장 전시 및 무대설치비, 시스템 및 기자재 대여비, 회의비, 출장비, 현장사무국 운영비, 인쇄(제작)비, 홍보비 수송비, 보험비, 초청연사사례비, 상금, 식‧음료비, 행사기념품, 공연비, 현장인력인건비	불가	사전확정 가능
항공료, 숙박료	가능	· 가격변동은 정산으로 처리 · 항공권, 객실 수는 수정계약

주) 이 표는 참고사항이며, 실제 정산여부는 사업에 따라 달라질 수 있음